Om succesvol te kunnen zijn, moet een organisatie het vermogen hebben om zich aan te passen aan veranderende omstandigheden. En met name in tijden waarin veranderingen snel en onverwacht kunne komen, moet dit vermogen snel en efficiënt zijn.
In dit onderzoeksproject hebben wij eerst onderzocht welke elementen er nodig zijn om een werkelijk lerende organisatie te creëren. Daarna hebben we een geheel nieuw mens-management systeem ontworpen en getest, wat een bedrijf in staat stelt om de kennis en vaardigheden van haar medewerkers onafgebroken te blijven updaten. Waardoor dit een natuurlijk onderdeel van het dagelijks werk wordt, in plaats van dat de workflow telkens onderbroken moet worden door cursussen en trainingen.

Onderzoeksfase:
Onze consultants hebben voor tal van bedrijven en overheidsinstanties gewerkt, die het doel hadden om een lerende organisatie te worden. Desalniettemin blijken er in de praktijk tal van obstakels te zijn, waardoor het telkens veel meer tijd en moeite kost dan verwacht om een organisatie effectief te laten reageren op de omstandigheden. En maar al te vaak blijkt dit zelfs helemaal niet te lukken.
Door de inzichten te analyseren die we in de vele jaren van ons advieswerk verzameld hebben, en deze te combineren met informatie uit interviews met topmanagers, hebben we vijf obstakels geïdentificeerd die een organisatie erbij kunnen hinderen om te leren of zich aan te passen:

1. De Management-Medewerker Kloof
Hoewel dit maar zelden de bedoeling is, bestaat er in veel organisaties een behoorlijke kloof tussen het hogere management en het uitvoerend personeel. En dat terwijl juist deze medewerkers de nuttigste ogen en oren van het bedrijf kunnen zijn. Hun ervaringen kunnen essentiële informatie over de dagelijkse praktijk bevatten – al hebben ze zelf vaak niet het overzicht om daarbij te onderscheiden wat belangrijk is en wat niet.

2. Eenrichtingsverkeer in de Informatiestroom
In de meeste organisaties wordt beleid en strategie op het directieniveau bepaald, wat dan vaak gebaseerd is op informatie verkregen van experts, consultants of collega’s uit de zakenwereld. Dit beleid wordt dan vervolgens aan de uitvoerders doorgegeven via nieuwe instructies of cursussen. Zelfs wanneer er daarna ‘feedback sessies’ worden gehouden, verloopt de informatiestroom toch voor 90% van boven naar beneden in de organisatie. Vaak leidt dit tot een verwijding van de kloof, wanneer medewerkers klagen dat het beleid niet aansluit op hun dagelijkse ervaringen en het management klaagt dat medewerkers weerstand tegen hun beleid hebben.

3. Onzichtbare Problemen
In de situaties zoals hierboven beschreven, kan er een sterke neiging ontstaan om problemen of mislukkingen niet te melden. Met name wanneer het management nieuw beleid pusht door resultaten en successen te eisen, komt dit veel vaker voor dan door de managers beseft wordt.
Dit betekent automatisch dat gebreken in het beleid ook niet gecorrigeerd kunnen worden, aangezien deze onzichtbaar blijven.

4. Een vaste koers
Foutenrapportages zijn essentieel voor koerscorrecties bij de invoering van nieuw beleid. Zonder dit, is iedere strategie als een pistoolschot; zodra het eenmaal is afgevuurd, kan er niets meer aan veranderd worden. En wanneer het dan een misser blijkt te zijn, zit er niets anders op dan een nieuw schot af te vuren in een andere richting. Echt effectief beleid hoort daarentegen eerder als een doelzoekende raket te zijn, die in staat is om telkens zijn koers bij te stellen om zijn doel te kunnen bereiken.

5. Trage reactietijd
Vanwege alles wat hierboven beschreven is, is de reactietijd op veranderingen van veel organisaties veel trager dan nodig zou zijn. Met name tegenwoordig kan tegen de tijd dat nieuw beleid is ingevoerd en iedere medewerker in de organisatie daarover geïnstrueerd is, de situatie alweer veranderd zijn. Wij hebben dit proces in hele uiteenlopende organisaties kunnen observeren, met als gevolg at deze zich simpelweg te langzaam aanpasten om succes te kunnen behalen of falen te voorkomen.

Ontwerpfase
Onze eigen interesse in dit project kwam voort uit het feit dat wij telkens onze methoden en technieken aanpassen op basis van de laatste wetenschappelijke informatie. Wat betekent dat wij de kennis van onze Evolae Experts continu willen blijven updaten – en wel veel frequenter dan met traditionele middelen zoals cursussen of bijeenkomsten kan worden gedaan. Daarnaast hebben wij ook een onafgebroken stroom aan feedback-informatie nodig; zoals over welke van deze nieuwe inzichten werkelijk toepasbaar zijn in de praktijk, en welke daarin het meest effectief zijn.
Omdat binnen Evolae onze kennis onze belangrijkste kracht is, wilden wij investeren in nieuwe methoden om deze te onderhouden en telkens uit te breiden.

Om dit te kunnen bereiken, ontwierpen wij eerst een werkmethode rond een continue informatiestroom tussen onze kern-experts en onze uitvoerders. Speciaal ontworpen adaptieve protocollen stelden ons in staat om de praktijkervaringen doorlopend te analyseren, en daarmee het effect van elke afzonderlijke toegepaste interventie te bepalen. Omdat deze feedback direct gebruikt wordt om onze protocollen aan te passen en te verfijnen, worden onze uitvoerders op een dagelijkse basis voorzien van de kennis en strategieën die het meest up-to-date zijn. Deze Informatielus dicht niet alleen maar de kloof tussen management en uitvoerend personeel, maar stelt ons ook in staat om in real-time de effectiviteit van zowel onze technieken als onze medewerkers te monitoren.
Dit geeft ons veel meer controle, en garandeert dat elke actie altijd de meest effectieve is en in lijn is met de recentste inzichten.

Testfase
Wij gebruikten onze eigen coachingsdivisie Evolae Life als proefterrein voor dit nieuwe managementsysteem. Hiervoor hebben wij een nieuwe versie van ons online platform de Evosphere © laten bouwen, compleet met de features die nodig zijn om deze methode te kunnen implementeren.
In deze testfase werd deze nieuwe aanpak als heel succesvol ervaren, omdat deze een niveau van inzicht gaf in de effectiviteit van onze technieken en onze medewerkers dat we nog niet eerder hadden ervaren. Deze werkmethode is dan ook een permanent onderdeel geworden van onze Life Divisie, en is inmiddels opgenomen in de opleidingen van onze Mentoren en Consultants.
Kort geleden hebben wij deze informatie ook voor onze klantorganisaties beschikbaar gemaakt. Zodat ook zij hun eigen managementsystemen en informatiestromen kunnen updaten, met gebruikmaking van de informatie uit dit onderzoeksproject. Gedetailleerdere kennis over de hierbij gebruikte technieken en principes wordt onder meer gedeeld in onze presentaties over Organische Organisaties, beschikbaar via Evolae Institute.

Onze partner in dit onderzoeksproject:
Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid